「入力ミスを見落とした…」「毎回手打ちするのが面倒」エラーはリスクごと排除!スプレッドシートの必須コマンド
日付の自動入力や、ごちゃついた表の書式クリア、計算式の一括表示など、スプレッドシートでの作業を正確かつスピーディにする技をご紹介します。
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入力ミスも即発見!スプレッドシートの作業がはかどる便利ワザ3選
日報や経費精算などで、毎回「今日の日付」を手打ちするのはちょっと面倒ですよね。また、誰かが作った複雑な表の計算が合わないとき、どこが間違っているのか探すのも一苦労です。実はスプレッドシートには、そんな日常的な入力の手間を省いたり、ミスの原因を一瞬で見つけ出したりする便利な機能が隠されているんです。今回は、データの入力やチェック作業を圧倒的にラクにする3つのワザをお伝えします!
1:カレンダーの確認不要!「今日の日付」をワンタッチで挿入する「Ctrl + ;」
カレンダーを見て「今日の日付」を手打ちする作業、毎日繰り返すと結構な時間のロスになります。セルを選んで「Ctrl + ;(セミコロン)」を押すだけで、一瞬にして現在の日付が値として挿入されます。関数と違って翌日になっても日付が変わらないので、ログや記録を残す作業に最適。これさえ知っていれば、入力ミスもなくなり事務作業が爆速になりますよ。
2:バラバラのデザインを一掃!コピペで崩れた色やフォントをリセットする「Ctrl + \」
色々な資料からデータを集めて、フォントや背景色がバラバラの「汚い表」になってしまったら、範囲を選択して「Ctrl + \」を押してみてください。入力されている文字や数値はそのまま残し、色や太字などの装飾(書式)だけをすべて一瞬でクリアしてくれます。一つずつ塗りつぶしを消すのは時間の無駄。一気にきれいな状態に戻してからデザインを整え直す方が、何倍も速く美しい資料が作れます。
3:計算エラーやセルの中身を丸ごと透視!数式と数値を一括で切り替える「Ctrl + ~」
計算が合わないとき、セルを一つずつダブルクリックして裏側に隠れた数式を探すのは大変ですよね。「Ctrl + ~(チルダ)」を押すと、計算結果の数値ではなく「入力されている数式そのもの」がシート全体に一括表示されます。どこに数式が入っていて、どこが手入力なのかが一目でわかるため、参照のズレや入力ミスを見つけやすくなります。もう一度押せば元の表示に戻る、まさに透視メガネのような機能です。
※「書式をクリア」のショートカットは、日本語キーボード等の配列によって「Ctrl + \(バックスラッシュ)」の代わりに「Ctrl + ¥」となる場合があります。Macをお使いの場合は、今日の日付入力は「Cmd + ;」、書式クリアは「Cmd + \」、数式表示は「Cmd + ~」で同様に機能します。
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