「コピペでレイアウトが崩れてイライラ…」Excelの“Web取り込み”ならURL指定だけで自動更新！

「まだ手作業で消耗してる？」Excelの面倒なルーチンを一瞬で終わらせる“神機能”3選

毎月システムからデータを抽出し、決まった列を削除して書式を整える……。そんな繰り返しの作業に、もう嫌気がさしていませんか？Excelには、人間が行う操作を記憶させたり、外部データの取り込みを自動化したりする強力な機能が備わっています。今回は、プログラミングの深い知識がなくても始められる、業務を劇的に効率化するための自動化テクノロジーを3つご紹介します。

1：操作を記録して瞬時に再現「マクロの作成」

定型的な書式設定や入力手順を自動化する最も手軽な方法が「マクロの記録」です。「開発」タブから記録を開始し、Excel上で行った一連の操作をそのまま保存。あとはボタンやショートカットに割り当てるだけで、いつでも同じ処理を再現できます。VBA（コード）を直接書かなくても、ルーチン作業から解放される強力な味方です。※マクロを含むブックは「.xlsm」形式で保存する必要があります。

＜出典＞

クイック スタート: マクロを作成する - Microsoft サポート

2：最新情報を自動同期「Webからのインポート」

Webサイトに掲載されている為替レートや統計データをExcelに反映させる際、コピー＆ペーストによるレイアウト崩れに悩んでいませんか？「Webから」機能なら、URLを指定するだけでサイト上の表を自動認識し、最適な形式で取り込めます。さらに、一度設定すれば「すべて更新」をクリックするだけで常に最新のWebデータへと同期されるため、情報の鮮度を保つのも容易です。

＜出典＞

Web からデータをインポートする - Microsoft サポート

3：データ整形の決定版「Power Query」

取り込んだデータを分析しやすい形に加工する際、最強のツールとなるのが「Power Query（パワークエリ）」です。列の削除、データの型変更、複数ファイルの結合といった変換ステップを「クエリ」として保存。次回からは新しいデータを読み込ませて更新するだけで、記録されたすべての加工手順が自動適用されます。高度な自動化を可能にするM言語式を活用すれば、複雑な集計もワンクリックで完了します。

＜出典＞

Excel で Power Query 式を作成する - Microsoft サポート

自動化の仕組みを一度構築してしまえば、日々の業務負担は劇的に軽減されます。まずは「データ」タブの「データの取得」や、リボンに「開発」タブを表示させることから始めてみましょう。

※記事内における情報は原稿執筆時のものです。OSやExcelのバージョンによりメニュー名が異なる場合があります。

【Excel神業】土日祝日を指折り数えてない？「営業日」を一瞬で計算する魔法の関数3選

イチオシ編集部　ガジェット部

この記事を読む