「Excel作業が終わらなくて帰れない」を卒業！ワンクリックで定型業務を終わらせる3つの自動化機能が神すぎた！

【Excel自動化】「毎月同じ作業してない？」ワンクリックで定型業務を終わらせる極意3選

Excelでの定型作業に時間を奪われていませんか。一度きりの作業なら力業でこなせても、毎月・毎週続くルーチンワークなら自動化の仕組みを作るのが賢明です。今回は、操作を記憶させて再現する「マクロの記録」から、外部データをスマートに取り込む最新のインポート術まで、業務時間を劇的に短縮する3つの極意をご紹介します。

1：操作を記憶して再現する「マクロの作成」

定型的な書式設定やデータの入力手順を自動化する最も簡単な方法が「マクロの記録」です。「開発」タブから記録を開始し、Excel上で行った一連の操作をそのままVBA（プログラム）として保存してくれます。保存したマクロはショートカットキーやクイックアクセスツールバーのボタンに割り当てて、いつでも瞬時に実行可能です。一度仕組みを作れば、面倒な繰り返し作業をワンクリックで終わらせることができます。※保存時は「Excel マクロ有効ブック（.xlsm）」形式を選択する必要があります。

2：ネットの表を直接取り込む「Webからのインポート」

Webサイトに掲載されている株価、為替レート、ランキング表などをExcelに取り込む際、コピー＆ペーストをするとレイアウトが崩れがちです。「データ」タブの「Webから」機能を使えば、URLを指定するだけでWeb上の表を自動で認識し、最適な形式で取り込めます。さらに、一度設定すれば「すべて更新」ボタンを押すだけで常にWeb上の最新データへと同期されるため、情報収集の効率が格段にアップします。

3：文字化けやデータ欠損を防ぐ「CSVインポート」

他のシステムから出力したCSVファイルを直接Excelで開くと、電話番号の先頭の「0」が消えたり（数値への自動変換）、文字化けしたりすることがあります。これを防ぐには、直接開くのではなく「データ」タブの「テキストまたは CSV から」を使用してインポートを行います。Power Query（パワークエリ）のプレビュー画面で文字コードを「UTF-8」等に指定し、特定の列を「テキスト型」として読み込むことで、データの変質を防ぎ、正確に取り込めます。

これらの自動化機能を活用することで、ミスを減らしつつ付加価値の高い業務に時間を割けるようになります。

※マクロの記録ボタンが見当たらない場合は、Excelのオプションから「リボンのユーザー設定」を開き、「開発」タブにチェックを入れて表示させてください。

＜出典＞

クイック スタート: マクロを作成する - Microsoft サポート

Web からデータをインポートする - Microsoft サポート

テキスト (.txt または .csv) ファイルのインポートまたはエクスポート - Microsoft サポート

※記事内における情報は原稿執筆時のものです。Microsoft 365やExcelのバージョンにより、操作画面や名称が異なる場合があります。

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イチオシ編集部　ガジェット部

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