【仕事効率化】「会議とメールに追われない！」AIアシスタントを使いこなして自由な時間を生み出す方法

【仕事効率化】「会議とメールに追われない！」AIアシスタントを使いこなして自由な時間を生み出す方法　※画像の一部はGoogle Geminiを使用して作成

Copilotは、自然な言葉での指示を理解し、私たちのワークフローに寄り添って生産性を高めてくれるAIアシスタントです。リモートワークの普及で増え続けるWeb会議やメールのやり取りですが、それに付随する「議事録作成」や「内容把握」に多大な時間を奪われている方は多いはずです。今回は、TeamsやOutlookに組み込まれたAIを活用して、面倒な連絡業務のストレスをゼロにする3つのテクニックを解説します。

1：会議の要点を瞬時に把握！「Teamsの自動要約」

会議が終わった後、誰が何を言ったかを思い出しながら議事録をまとめるのは大変な労力です。Copilot in Teamsを使えば、通話での会話内容に基づいて、会議の記録や重要なメモを自動的に作成してくれます。どんなアイデアが提案されたのか、各参加者がどのような意見を持っていたのかを的確に要約してくれるため、手書きのメモに頼る必要がなくなり、会議そのものの議論に集中できるようになります。

2：誰が何をやるべきか一目瞭然！「実施事項の抽出」

会議でせっかく良いアイデアが出ても、「誰が」「いつまでに」「何を」やるのかが曖昧になってしまうことはよくあります。Copilotは、会議中の会話を分析して、次にやるべきアクション（実施事項）を自動的に抽出してくれます。プロジェクトのタスクとスケジュールを簡単に追跡できるようになるため、「言った・言わない」のトラブルを防ぎ、チーム全体のプロジェクト管理をスムーズに進行させることが可能になります。

3：長文メールも一瞬で把握「Outlookの要約と下書き」

受信トレイに溜まった長いメールのやり取りをすべて読むのは時間がかかります。Copilot in Outlookを使えば、長いメールの会話を要約し、主要な実施事項を素早く抽出してくれます。また、返信が必要な場面では、目的のトーンと長さを指定するだけでメールの下書きを自動作成してくれます。可能な限り明確なメッセージになるよう構造も調整してくれるため、メール業務の効率が跳ね上がります。 

ご紹介した機能は、Microsoft 365 Copilotのライセンスを持つ環境で利用できます。対応デバイスからアクセスし、チームの連携とコミュニケーションを強化しましょう。

＜出典＞

Microsoft Copilot （Microsoft）

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イチオシ編集部　ガジェット部

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※記事内における情報は原稿執筆時のものです。