「データを探すたびに目が疲れる…」目視とフィルターの限界を突破！リアルタイムで更新される次世代の検索術

Excelの“データ探し”でイライラしない！「秒速で見つかる」仕事が速い人の検索術が凄すぎた

「社員番号は分かるのに、名前を確認するのに時間がかかる」「特定の部署だけのメンバーリストを今すぐ作りたい」。大量のデータから必要な情報を素早く引き出すスキルは、どんな職場でも重宝されます。オートフィルターや目視による検索は、もう卒業しましょう。Excelの最新関数を使えば、検索も抽出も完全に自動化できます。名簿作業を劇的に楽にする神関数3選をご紹介します。

1：VLOOKUPを超えた次世代の標準「XLOOKUP関数」

従来のVLOOKUP関数に代わる、現在のExcelにおける検索の標準が「XLOOKUP（エックスルックアップ）関数」です。検索値が左端になくても検索可能で、列番号を数える手間もありません。さらに、データが見つからない時の表示（エラー回避）を引数内で指定できるため、IFERROR関数を組み合わせる必要がなく、スマートでエラーに強い数式を構築できます。

＜出典＞

XLOOKUP 関数 - Microsoft サポート

2：部署別リストも数式一つで「FILTER関数」

条件に合うデータだけを抜き出して表示するなら「FILTER（フィルター）関数」が最適です。「部署が営業部」といった条件を指定するだけで、該当するデータが別の場所に一括で書き出されます。元データが更新されれば抽出結果もリアルタイムで反映されるため、手作業で何度もフィルターをかけ直したり、コピペを繰り返したりする必要はもうありません。

＜出典＞

FILTER 関数 - Microsoft サポート

3：クリーンな一覧表を自動生成「UNIQUE関数」

「在籍している全部署のリスト」など、重複を除いた一意の項目を抽出するなら「UNIQUE（ユニーク）関数」の出番です。これまではリボンの「重複の削除」を手動で行う必要がありましたが、この関数なら元データを変更することなく最新のリストを維持できます。他の関数と組み合わせて、動的なドロップダウンリスト（プルダウン）を作成する際にも非常に便利です。

＜出典＞

UNIQUE 関数 - Microsoft サポート

これらの関数は「スピル」という、1つの数式で複数のセルに結果を表示する画期的な仕組みを活用しています。Microsoft 365やExcel 2021以降をお使いの方は、ぜひその利便性を体感してください。

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イチオシ編集部　ガジェット部

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