【Excel】エクセルで重複したデータを削除する方法は？1つだけ残す・行ごと消す方法も徹底解説

■エクセルの重複削除とは？ なぜ必要？

エクセルで大量のデータを扱う際、同じ情報が何度も入力されてしまう「データの重複」は、業務の正確性を損なう大きな原因になります。

重複が含まれたまま集計を行うと、売上金額が実際より多く算出されたり、顧客への案内が二重に送られてしまったりといったトラブルに繋がりかねません。

信頼性の高い資料を作るための第一歩として、重複削除の重要性を理解しましょう。今回は、データの重複を削除する方法をはじめ、よくあるトラブルと対処法についてまとめました。

■作業前に必ずやるべき「2つの準備」

エクセルの重複削除は便利な機能ですが、一度実行すると元に戻すのが難しい操作です。大切なデータを失ったり、削除漏れが発生したりするのを防ぐため、実行前に必ず次の2つの準備を整えておきましょう。

データのバックアップ

重複削除を行う前に、まずは現在の状態を「バックアップ」しておくことが鉄則です。この機能は条件に一致した行を完全に削除してしまうため、後から「実は重複ではなかったデータ」が含まれていたことに気づいても、保存後では元に戻せません。

作業用のシートをコピーして「（原本）_コピー」として残しておくか、ファイル自体を別名で保存しておきましょう。予備のデータがあれば、万が一の操作ミスにも冷静に対応できます。

表記ゆれのチェック

重複削除は「完全に一致するデータ」を対象とするため、事前の「表記ゆれチェック」が欠かせません。たとえば、「株式会社ＡＢＣ」と「株式会社ABC（半角）」、あるいは末尾に不要なスペースが入っている場合、人間には同じに見えてもエクセルは別物と判断し、削除されずに残ってしまいます。

あらかじめ「置換」機能を使って半角・全角を統一したり、余分な空白を削除したりしてデータを整えておくと、重複削除の精度が上がります。

■エクセルの重複データを削除する方法

準備が整ったら、実際に重複データを整理しましょう。エクセルには専用の機能が備わっており、大量のデータでも一瞬でクリーンな状態にできます。基本的な操作手順と覚えておきたいコツを解説します。

「重複の削除」ボタンで一気に消す

もっとも一般的な方法は、データタブにある専用ボタンを使う方法です。手順は以下の通りです。

1. 重複をチェックしたいデータ範囲内にあるセルを、どれか1つ選択します。

2. 画面上部の「データ」タブをクリックし、「データツール」グループにある「重複の削除」ボタンを押します。
 
3. 設定画面（ダイアログ）が表示されたら、重複を判断する基準にしたい列にチェックを入れます。
 
4. 実行する 「OK」ボタンをクリックします。これで重複していたデータが削除され、一瞬で整理が完了します。
   

1つだけ残す仕組み

重複削除を実行すると、エクセルは「最初に見つかったデータ（上の行にあるデータ）」を正解として残し、それ以降に出現する同じ値をすべて消去する仕組みになっています。

つまり、日付順のリストであれば「最も古いデータ」が残ることになります。もし「最新のデータを残したい」といった希望がある場合は、あらかじめ並べ替え機能を使って、残したいデータが一番上に来るように整列させておくのが、この機能を使いこなすための重要なルールです。

行ごと削除するコツ

一部の列だけでなく、行全体が完全に一致する場合のみ削除したいときは、設定画面で「すべての列」を選択するのがコツです。ダイアログが表示された際に「すべて選択」ボタンを押すと、全項目が完全に一致する行だけが削除対象となります。

逆に「氏名」だけにチェックを入れると、住所や電話番号が異なっていても氏名が同じなら削除されてしまいます。どの列を基準にするかで結果が大きく変わるため、選択には細心の注意を払いましょう。

■エクセルの重複削除のよくあるトラブルと対処法

エクセルの重複削除は便利な機能ですが、思い通りの結果にならずに困ってしまうケースも少なくありません。原因の多くは目に見えないデータや操作手順にあります。よくあるトラブルとその解決策も、事前にチェックしてみてくださいね。

「重複しているのに削除されない」原因は？

見た目は同じなのに削除されない場合、もっとも多い原因は「空白（スペース）」の混入です。セルの値の前後や文字の間に半角・全角のスペースが入っていると、エクセルは別のデータとして認識します。

また、数値が「数値形式」と「文字列形式」で混在している場合も、重複とは見なされません。これらを解決するには、事前に「TRIM関数」で余分な空白を除去したり、セルの書式を統一することが必要です。

「表の構造が崩れてしまった」時の復旧方法

重複削除を実行した結果、意図しないデータまで消えて表がバラバラになってしまった場合は、すぐに「Ctrl + Z」で元に戻す操作を行いましょう。

もし保存して閉じた後に気づいた場合は、準備段階で作成しておいた「バックアップ用ファイル」からデータを復元するしかありません。

削除後に特定の列だけ行がズレてしまった場合は、削除時の範囲選択が正しくなかった可能性があるため、表全体を選択し直して再実行しましょう。

■エクセルの重複削除に関するQ&A

エクセルの重複削除に関するQ&Aをまとめました。気になる情報を紹介します。

重複削除を実行すると、重複しているデータのうちどれが残りますか？

エクセルの「重複の削除」機能では、重複するデータの中で最初（一番上）に出てくるデータだけが残り、それ以降のデータが削除されます。削除されるデータを自分で選ぶことはできないため、特定の行を残したい場合は、事前に並べ替えを行う必要があります。

削除する前に、どこが重複しているか「色付け」して確認できますか？

「条件付き書式」機能を使えば、重複しているセルに色を付けて視覚的に確認できます。手順は「ホーム」タブ ＞ 「条件付き書式」 ＞ 「セルの強調表示ルール」 ＞ 「重複する値」を選択するだけです。

元データを削除せずに、重複を除いたリストを別の場所に「抽出」したい場合は？

UNIQUE関数を使用するのが、もっとも簡単です。空いているセルに「=UNIQUE(範囲)」と入力するだけで、元データはそのままに、重複のない新しいリストを自動で作成してくれます。

重複があるデータそのものを「1つも残さない」で消すことは可能ですか？

 最新版のエクセルであれば、UNIQUE関数の第3引数（回数指定）を「TRUE」に設定することで、一度しか出現しないデータのみを抽出できます。

重複を確認したい列が複数ある場合、複数の重複削除の方法は？

「氏名」と「生年月日」の両方が一致する場合だけ削除したい、というように条件が複数あるときは、以下の方法で削除します。
※選択したすべての列の内容が同じ行だけが、重複として削除されます。
 

1. 重複を整理したい表の中をクリックし、「データ」タブにある「重複の削除」ボタンを押します。
2. 設定画面が開くので、重複の判断基準にしたいすべての列にチェックを入れ、「OK」をクリックします。
3. チェックを入れた列がすべて一致する行だけが削除され、完了メッセージが表示されます。

 

■【まとめ】エクセルの重複削除を使いこなそう！

エクセルの重複削除は、データの精度を高め、正確な集計を行うために欠かせない機能です。

一括で削除できる「重複の削除」はとても強力なツールですが、実行前には必ずバックアップを取り、表記ゆれを整えるなどの準備が大切です。正しい手順と注意点を事前に確認して、実務に活かしてくださいね。